Der Betrieb hatte volle Auftragsbücher, die Telefone klingelten ununterbrochen und die Mitarbeiter arbeiteten am Limit. Trotzdem blieb am Monatsende deutlich weniger übrig als erwartet. Für den Inhaber war das frustrierend, denn Einsatz und Arbeitszeit waren mehr als ausreichend vorhanden.
Die kurze Antwort vorweg
Die geringe Produktivität lag nicht an mangelnder Arbeit oder fehlender Motivation, sondern an fehlender Priorisierung und ständigem Umplanen. Die tägliche Hektik verhinderte Fokus, klare Abläufe und saubere Ergebnisse.
Volle Auslastung ist nicht gleich produktive Arbeit
In vielen Handwerksbetrieben wird Auslastung mit Produktivität verwechselt. Wenn alle beschäftigt sind und Baustellen laufen, fühlt sich das nach Erfolg an. Tatsächlich sagt Beschäftigung jedoch nichts über Wirtschaftlichkeit aus.
In diesem Betrieb liefen mehrere Aufträge parallel. Mitarbeiter wechselten ständig zwischen Baustellen, weil dringend Material fehlte oder kurzfristige Änderungen eingearbeitet werden mussten. Jeder war in Bewegung, doch kaum jemand konnte konzentriert arbeiten.
Das Ergebnis waren Zeitverluste, Nacharbeiten und steigender Stress.
Fehlende Prioritäten erzeugen Dauerstress
Ein zentrales Problem war die fehlende Priorisierung. Neue Aufträge wurden angenommen, obwohl laufende Projekte noch nicht stabil organisiert waren. Alles war gleichzeitig wichtig.
Der Inhaber traf Entscheidungen oft spontan, weil Kunden drängten oder Mitarbeiter Rückfragen hatten. Diese Entscheidungen wurden jedoch genauso schnell wieder geändert, sobald neue Informationen auftauchten.
Für die Mitarbeiter bedeutete das ständiges Umplanen. Kaum hatte man sich auf eine Aufgabe eingestellt, kam die nächste Änderung. Konzentration und Effizienz litten massiv.
Wenn Rückfragen zur Chefsache werden
Ein weiteres Produktivitätshemmnis waren die zahlreichen Rückfragen, die direkt beim Inhaber landeten. Materialfreigaben, Terminänderungen, Kundenwünsche, alles lief über eine Person.
Der Inhaber fühlte sich gebraucht, war aber dauerhaft unterbrochen. Eigene Aufgaben blieben liegen, Entscheidungen wurden zwischen Tür und Angel getroffen.
Diese Struktur führte dazu, dass sich Probleme im Kreis drehten, statt gelöst zu werden.
Parallelarbeit kostet mehr als sie bringt
Der Betrieb versuchte, möglichst viele Aufträge gleichzeitig abzuarbeiten. Die Annahme war, dass so mehr Umsatz entsteht.
In der Praxis führte das Gegenteil ein. Materialien waren nicht rechtzeitig vor Ort, Werkzeuge fehlten, Abstimmungen dauerten länger. Mitarbeiter mussten Wege doppelt fahren oder Arbeiten unterbrechen.
Die Vielzahl paralleler Baustellen erzeugte Koordinationsaufwand, der die eigentliche Arbeit ausbremste.
Der Wendepunkt durch klare Wochenprioritäten
Die Veränderung begann mit einer einfachen, aber konsequenten Maßnahme. Es wurden klare Wochenprioritäten eingeführt.
Statt alles gleichzeitig zu starten, wurden nur so viele Aufträge geplant, wie sauber vorbereitet werden konnten. Materialbestellungen, Zuständigkeiten und Termine wurden vorab geklärt.
Neue Aufträge kamen auf eine Warteliste, statt sofort in den laufenden Betrieb zu rutschen.
Feste Abläufe statt spontane Entscheidungen
Zusätzlich wurde ein fester Ablauf für den Auftragsstart eingeführt. Kein Auftrag begann ohne vollständige Materialfreigabe und klare Verantwortlichkeiten.
Rückfragen wurden gebündelt und zu festen Zeiten geklärt, statt permanent den Inhaber zu unterbrechen. Entscheidungen wurden dokumentiert und nicht ständig revidiert.
Das schuf Ruhe im Tagesgeschäft.
Weniger Aufträge, besseres Ergebnis
Interessanterweise schaffte der Betrieb nach der Umstellung weniger Aufträge pro Monat. Dennoch stieg das Ergebnis deutlich.
Durch weniger Unterbrechungen, weniger Nacharbeit und klarere Abläufe konnten Aufträge sauber abgeschlossen werden. Kunden waren zufriedener, Mitarbeiter weniger gestresst und der Inhaber gewann wieder Überblick.
Produktivität entstand nicht durch Mehrarbeit, sondern durch Fokus.
Fazit: Struktur schlägt Einsatz
Dieses Beispiel zeigt, dass volle Auftragsbücher kein Garant für wirtschaftlichen Erfolg sind. Ohne klare Prioritäten und saubere Abläufe verpufft selbst hoher Einsatz.
Produktivität entsteht dort, wo Arbeit gebündelt, vorbereitet und konsequent umgesetzt wird.
Nicht mehr tun, sondern das Richtige zur richtigen Zeit machen.
