Wer eine Agentur aufbaut, kennt das Dilemma: Am Anfang macht man alles selbst, und irgendwann frisst das Tagesgeschäft jeden Spielraum für Wachstum. Jonas Dießelberg ist Co-Founder und Head of Operations bei Blogtec, einem Anbieter für White-Label-SEO, SEA und Webdesign mit Sitz in Oldenburg. Im Interview mit effizienzpraxis.de spricht er darüber, wann der richtige Zeitpunkt zum Loslassen ist, was erfolgreiche Outsourcing-Partnerschaften auszeichnet und wie KI die operative Arbeit verändert.
Viele Agenturinhaber versuchen am Anfang, alles selbst zu machen. Wann genau merkst du, dass dieses Modell an seine Grenzen stößt?
Ich denke, das gehört am Anfang einfach dazu. Als frischer Agenturinhaber möchte man den eigenen Service in- und auswendig kennen, ihn testen, verbessern und wirklich durchdringen. Das ist auch richtig so.
Aber ab einem bestimmten Wachstumspunkt kommt der Moment, in dem das Fulfillment mehr Zeit frisst als die eigentliche Arbeit an der Agentur. Genau dann, und möglichst früh, sollte man anfangen, sich nach Möglichkeiten umzuschauen, um operative Aufgaben auszulagern. Das muss ja nicht gleich ein Vollzeit-Angestellter sein, was gerade zu Beginn eine enorme Hürde darstellt. KI-Agenten, Halbautomatisierungen oder Freelancer sind oft der smartere erste Schritt.
Wer sich diese Unterstützung holt, gewinnt den Kopf frei für das, was wirklich zählt: Sales, Marketing, Kundenzufriedenheit und die kontinuierliche Verbesserung der eigenen Dienstleistung. Davon profitiert nicht nur die Agentur selbst, sondern am Ende auch der Kunde.
Was unterscheidet eine Agentur, die SEO/SEA erfolgreich auslagert, von einer, bei der das schiefgeht?
Wenn eine Agentur ihre Dienstleistung auslagert, kommt es auf die eigenen Anforderungen und den richtigen Partner an, der die Ausführung übernimmt.
Meiner Erfahrung nach sind zwischen Agentur (Outsourcer) und Anbieter (Outsourcing-Partner) drei Punkte entscheidend:
Klare Rahmenbedingungen: Wer übernimmt was? Welches Branding wird verwendet? Was läuft unter welchem Namen?
Klare Prozesse: Was ist der genaue Ablauf? Was kann die Agentur dem eigenen Kunden versprechen, und was kann sie realistisch erwarten?
Klare Kommunikation und Ehrlichkeit: Regelmäßige Updates, offene Feedback-Schleifen, konstruktive Kritik in beide Richtungen. Das ist der Klebstoff, der eine Outsourcing-Beziehung langfristig funktionieren lässt.
Wenn diese drei Punkte stimmen, steht einer stabilen, skalierbaren Zusammenarbeit nichts im Weg.
Ihr habt bei Blogtec den Weg von „alles selbst machen“ zu spezialisierten Teams gemacht. Was war der schwierigste Schritt in dieser Entwicklung?
Der Weg dorthin kam mit der Zeit und eigentlich ganz natürlich. Wir als Gründerteam haben unser SEO-Handwerk von Anfang an sehr ernst genommen und wollten liefern. Irgendwann stießen wir aber schlicht an zeitliche Grenzen. Der Punkt, an dem klar war: Wir brauchen Unterstützung durch Freelancer, durch Automatisierungen, durch kluge Systeme.
Der schwierigste Schritt war ehrlich gesagt der allererste: zum ersten Mal jemand Externen in einen Bereich lassen, bei dem man denkt, das ist so komplex, das kann nur ich, und nur dann wird es wirklich gut. Dieses Loslassen fällt vielen schwer, mir damals auch.
Aber: Es gibt unglaublich gute Menschen da draußen. Man muss sie nur finden. Ja, es braucht eine Eingewöhnungszeit. Und ja, es braucht interne Prozesse, die neuen Teammitgliedern einen guten Start ermöglichen. Aber langfristig kann die Dienstleistung dadurch sogar besser werden, durch frische Perspektiven und neue Ideen, auf die man selbst vielleicht nie gekommen wäre.
Wie baut man als Agentur skalierbare Prozesse auf, ohne die Qualität für den Kunden zu verlieren?
Mit Systemen. Klingt simpel, ist es im Kern auch, aber die Umsetzung braucht Disziplin.
Wenn für jedes Projekt klare Systeme existieren und jeder im Team genau weiß, was er wann zu tun hat, kann man neue Projekte einfach in diese Struktur einwerfen, ohne dass die Qualität leidet. Der Fehler passiert dann, wenn Prozesse nur im Kopf einer Person existieren. Sobald diese Person ausfällt oder das Team wächst, bricht alles zusammen.
Gute Systeme sind dokumentiert, wiederholbar und unabhängig von einzelnen Personen. Das ist die Basis für echtes Wachstum.
KI verändert aktuell auch die Content- und SEO-Branche stark. Wie wirkt sich das auf die Effizienz in der täglichen Arbeit aus?
Die Effizienz steigt deutlich, aber auch hier gilt: nur mit klaren Prozessen und Systemen dahinter. KI allein ist kein Zaubermittel.
Bei uns konkret: Im operativen Bereich helfen uns Automatisierungen und KI-Agenten dabei, Projekte schneller zu planen und deutlich präziser zu briefen. Das steigert die Produktivität sowohl im Operations- als auch im Production-Team spürbar.
Was unseren aktuellen Stack angeht: Wir arbeiten mit einer gesunden Mischung aus Airtable, Supabase, Zapier, Asana und Claude. Jedes Tool hat seinen Platz, entscheidend ist, dass sie ineinandergreifen und nicht einfach nebeneinanderher existieren.
Was würdest du einer Agentur raten, die merkt, dass sie operativ im Tagesgeschäft untergeht?
Das ist eine Situation, die ich selbst kenne, und sie ist wirklich unangenehm. Das Paradoxe daran: Gerade wenn man am meisten Veränderung bräuchte, hat man am wenigsten Zeit, sie umzusetzen.
Mein wichtigster Tipp: Alles, was du regelmäßig mehr als einmal machst, kann automatisiert werden. Wirklich alles. Und wenn die eigene Expertise oder Zeit dafür fehlt, würde ich wärmstens empfehlen, externe Unterstützung zu holen. Experten, die von außen auf interne Prozesse schauen, ohne dass die Agentur selbst großen Mehraufwand hat, sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft effizienter wird.
So kann man sich Schritt für Schritt die Kontrolle zurückholen und irgendwann wieder über das Tagesgeschäft hinaus an der eigenen Agentur arbeiten. Und genau das ist der Unterschied zwischen einer Agentur, die läuft, und einer, die wächst.
Das Interview führte Jörg Maire für effizienzpraxis.de. Gesprächspartner war Jonas Dießelberg, Co-Founder und Head of Operations bei Blogtec in Oldenburg.
