Büroaufgaben delegieren klingt einfach. In vielen kleinen Unternehmen landet trotzdem fast alles beim Inhaber: Angebote, Rechnungen, Termine, E-Mails, Ablage und das Nachfassen offener Punkte. Jede Aufgabe für sich ist klein. In der Summe wird der Chef aber zum Flaschenhals, an dem Vorgänge hängen bleiben und Zeit für Kunden und neue Aufträge verloren geht.
Andrea Rettig-Koppert begleitet seit 2016 als selbstständige Büroassistenz mit Flexxbüro in Walldorf Soloselbstständige und kleine Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Im Interview erklärt sie, woran Unternehmer erkennen, dass sie selbst zum Engpass ihrer Büroorganisation geworden sind, warum der Satz „Bis ich das erklärt habe, habe ich es selbst erledigt“ zu kurz greift und welche drei Bereiche sie zuerst überprüfen sollten.
Wenn der Inhaber zum Flaschenhals der Büroorganisation wird
Frau Rettig-Koppert, welche administrativen Aufgaben erledigen Inhaber kleiner Unternehmen Ihrer Erfahrung nach besonders häufig selbst, obwohl dafür eigentlich ihre Zeit zu wertvoll ist?
Nach meiner Erfahrung liegt das Problem oft gar nicht bei einer bestimmten Aufgabe, sondern bei der Summe der vielen Dinge, die im Alltag nebenher erledigt werden müssen.
Viele meiner Kunden sind Einzelunternehmer oder haben nur wenige Mitarbeitende. Fällt kurzfristig jemand aus, kommt zusätzlich etwas Bürokratisches auf den Tisch oder steigt das Auftragsvolumen, landet vieles automatisch beim Unternehmer selbst.
Dann geht es nicht mehr nur um die eigentliche Arbeit. Nebenbei müssen Angebote geschrieben, Rechnungen erstellt, Termine abgestimmt, E-Mails beantwortet, Unterlagen abgelegt, offene Rechnungen nachverfolgt und Kunden oder Lieferanten kontaktiert werden. Das passiert meistens nicht bewusst, sondern hat sich über die Jahre einfach so entwickelt.
Irgendwann merkt man aber, dass diese ganzen Aufgaben immer mehr Zeit fressen. Und genau diese Zeit fehlt dann für Kunden, neue Aufträge oder die Weiterentwicklung des Unternehmens. An diesem Punkt kann eine Assistenz viel auffangen und dem Unternehmer wieder Zeit für das verschaffen, womit er eigentlich sein Geld verdient.
Woran erkennt ein Unternehmer, dass er selbst zum Flaschenhals seiner Büroorganisation geworden ist?
Eigentlich merkt man es ganz schnell an den Dingen, die liegen bleiben. Angebote werden nicht zeitnah verschickt, Rechnungen zu spät geschrieben, offene Forderungen nicht nachverfolgt oder Kunden warten länger auf eine Rückmeldung.
Auch Mitarbeitende oder externe Dienstleister müssen immer wieder nachfragen, weil eine Information fehlt oder etwas erst vom Unternehmer entschieden werden muss.
Problematisch wird es vor allem dann, wenn zu viele Informationen nur bei einer Person liegen. Wenn also nur der Unternehmer weiß, wo etwas abgelegt ist, was mit einem Kunden vereinbart wurde oder wie ein bestimmter Vorgang weiterbearbeitet werden soll. Spätestens wenn ohne ihn vieles ins Stocken gerät, ist er selbst zum Flaschenhals geworden.
Büroaufgaben delegieren, ohne dass ständig Rückfragen entstehen
Viele Unternehmer sagen: „Bis ich das erklärt habe, habe ich es selbst erledigt.“ Was läuft beim Abgeben von Aufgaben in solchen Fällen falsch?
Diesen Satz höre ich tatsächlich sehr oft. Und für den einzelnen Vorgang stimmt er manchmal sogar. Natürlich geht es schneller, eine Rechnung selbst zu schreiben, als jemandem einmal zu erklären, wie sie erstellt werden soll. Wenn man diese Rechnung aber auch beim nächsten und übernächsten Mal wieder selbst schreibt, spart man auf Dauer keine Zeit.
Viele Büroaufgaben ähneln sich außerdem von Unternehmen zu Unternehmen. Rechnungen schreiben, Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten, Termine organisieren, offene Rechnungen nachhalten oder Kundeninformationen pflegen, das muss nicht jedes Mal neu erfunden werden.
Die Einarbeitung kostet am Anfang etwas Zeit. Dafür muss der Unternehmer später nicht mehr bei jedem einzelnen Vorgang selbst ran. Ich erlebe auch, dass sich viele Abläufe erst in der Zusammenarbeit richtig entwickeln. Man muss also nicht schon vorher für alles den perfekten Prozess haben.
Welche Strukturen und Informationen müssen vorhanden sein, damit Rechnungen, Dokumente, Termine oder andere Büroprozesse tatsächlich abgegeben werden können, ohne dass ständig Rückfragen entstehen?
Für mich ist ein Punkt besonders wichtig: Informationen dürfen nicht nur im Kopf einer Person stecken. Wenn Dokumente in verschiedenen Ordnern liegen, Termine nur im persönlichen Kalender stehen oder Absprachen ausschließlich mündlich getroffen werden, entstehen automatisch Rückfragen.
Es braucht deshalb eine Ablage, in der man Dinge wiederfindet, klare Zuständigkeiten und natürlich auch die passende Software. Wer eine Aufgabe übernimmt, muss an die Informationen kommen, die er dafür braucht.
Aber auch hier muss nicht vom ersten Tag an alles perfekt organisiert sein. Gerade am Anfang einer Zusammenarbeit gibt es natürlich Rückfragen. Mit der Zeit weiß man aber, wo welche Informationen liegen, wie bestimmte Dinge gehandhabt werden und was dem Unternehmer wichtig ist. So entstehen nach und nach Abläufe, bei denen immer weniger Rückfragen nötig sind.
Was beim Unternehmer bleibt und wo er zuerst ansetzen sollte
Wo würden Sie davon abraten, Aufgaben abzugeben, weil eine Aufgabe tatsächlich beim Unternehmer oder innerhalb des Unternehmens bleiben sollte?
Nicht alles sollte abgegeben werden. Strategische Entscheidungen gehören für mich ganz klar zum Unternehmer. Dazu zählen zum Beispiel größere Investitionen, Finanzierungsentscheidungen, die Ausrichtung des Unternehmens oder die Frage, wo es in den nächsten Jahren hingehen soll.
Auch wichtige Kundengespräche oder Beratungen, bei denen das persönliche Verhältnis oder das Fachwissen des Unternehmers entscheidend sind, würde ich nicht einfach abgeben. Das heißt aber nicht, dass er alles rundherum ebenfalls selbst erledigen muss.
Eine Assistenz kann zum Beispiel Unterlagen vorbereiten, Informationen zusammentragen, Termine koordinieren oder Dinge im Anschluss an ein Gespräch nachhalten. Die Entscheidung bleibt beim Unternehmer, aber die Arbeit drumherum muss nicht komplett bei ihm liegen.
Ein Unternehmer merkt, dass ihn seine Büroorganisation jede Woche mehrere Stunden kostet. Welche drei Aufgaben sollte er zuerst überprüfen und wie entscheidet er, was er abgeben kann?
Ich würde zuerst auf drei Bereiche schauen.
1. Wiederkehrende Aufgaben
Welche Dinge macht er jede Woche oder jeden Monat immer wieder? Zum Beispiel Rechnungen schreiben, Belege und Unterlagen vorbereiten, Termine koordinieren oder regelmäßig bestimmte Informationen verschicken. Gerade solche Aufgaben lassen sich meist gut abgeben.
2. Nachhalten und Nachfassen
Das wird meiner Meinung nach oft unterschätzt. Eine Unterlage fehlt, ein Kunde wollte sich melden, der Steuerberater braucht noch eine Information oder ein Lieferant hat noch nicht geantwortet.
Jeder einzelne Vorgang dauert vielleicht nur ein paar Minuten. Aber man muss daran denken, nachfassen und im Kopf behalten, was noch offen ist. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration. Eine Assistenz kann solche offenen Punkte nachhalten, Informationen einholen, telefonieren oder erinnern und dafür sorgen, dass die Vorgänge weiterlaufen.
3. Suchen und Organisieren
Auch hier geht im Alltag unglaublich viel Zeit verloren. Wo ist die Rechnung? In welcher E-Mail stand die Information? Wo wurde das Dokument abgelegt? Mit wem war was vereinbart? Wenn solche Situationen regelmäßig vorkommen, sollte man nicht nur überlegen, wer die Aufgabe übernehmen kann, sondern auch, wie man die Ablage und Organisation einfacher gestalten kann.
Bei der Frage, was abgegeben werden kann, würde ich es ganz pragmatisch sehen: Muss ich das wirklich selbst machen? Braucht es dafür mein Fachwissen oder eine Entscheidung von mir? Wenn nicht, kann die Aufgabe wahrscheinlich auch jemand anderes übernehmen.
Und genau da liegt für mich der eigentliche Sinn, Aufgaben abzugeben: Der Unternehmer soll nicht möglichst viel abgeben, sondern die Dinge, für die seine persönliche Zeit eigentlich zu schade ist.
Nicht möglichst viel abgeben, sondern das Richtige
Das Gespräch zeigt, dass Büroaufgaben delegieren selten am fehlenden Willen scheitert. Der eigentliche Engpass ist Wissen, das nur im Kopf des Inhabers steckt: wo etwas liegt, was mit wem vereinbart ist, wie ein Vorgang weiterläuft. Solange das so bleibt, erzeugt jede abgegebene Aufgabe Rückfragen und bestätigt scheinbar den Satz, dass man es besser gleich selbst macht.
Bemerkenswert ist der pragmatische Ansatz von Andrea Rettig-Koppert. Sie verlangt keinen perfekten Prozess vor dem ersten Schritt, sondern sieht die Abläufe in der Zusammenarbeit selbst entstehen. Ihr Prüfkriterium, ob eine Aufgabe Fachwissen oder eine Entscheidung des Unternehmers braucht, erinnert an das Eisenhower-Prinzip, ist für den Büroalltag aber noch direkter anwendbar. Wer wissen will, wie Führungskräfte über das Büro hinaus Freiräume schaffen, findet weitere Ansätze im Ratgeber Effizient delegieren.
Für Inhaber kleiner Unternehmen ergibt sich daraus eine klare Reihenfolge: zuerst wiederkehrende Aufgaben, dann das Nachhalten offener Punkte, dann Ablage und Organisation. Strategische Entscheidungen und wichtige Kundengespräche bleiben beim Chef, die Vor- und Nachbereitung muss es nicht.
